Hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách trong các văn phòng

Máy hủy tài liệu là một trong những thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, cũng dễ hiểu thôi khi các công ty ngày càng có nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu cần tiêu hủy.

máy hủy tài liệu

Hiện tại trên thị trường có khá đa dạng chủng loại, mẫu mã các máy hủy tài liệu khác nhau với nhiều công suất và nhiều cách cắt giấy khác nhau. Thường bạn sẽ tìm thấy các máy hủy sợi, hủy vụn hay siêu vụn… Nhiều loại công suất lớn, cao cấp còn có khả năng hủy cả thẻ tín dụng, đĩa CD, thẻ nhớ,… hay không bị ảnh hưởng bởi ghim kim loại bấm trên các tài liệu.

Tất nhiên, máy hủy tài liệu có lưỡi dao càng khỏe, càng sắc cùng với công suất lớn sẽ càng khó xảy ra hỏng hóc hơn, nó cũng ít khi gặp phải vấn đề trong lúc sử dụng. Dù sao, nếu biết cách sử dụng thì chiếc máy hủy tài liệu trong văn phòng của bạn vẫn luôn bền, tốt trong nhiều năm hoạt động.

máy hủy tài liệu

Bởi mỗi loại máy hủy tài liệu khác nhau lại có cấu tạo, công suất cũng như đáp ứng sử dụng khác nhau. Do đó cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng, chú ý xem có các phần khuyến cao, lưu ý của máy có không và cần nhớ kỹ. Nếu như chẳng may làm mất hướng dẫn sử dụng, bạn cũng có thể hỏi lại đại lý bán hàng để gặp các nhân viên tư vấn và họ sẽ trợ giúp bạn.

Cần nắm rõ cách sử dụng, chức năng của các nút bấm điều khiển, biết được số lượng của giấy, chất lượng, độ dày của giấy mỗi lần đưa vào máy hủy tài liệu. Đồng thời cũng phải đảm bảo nguồn điện vào máy đươc ổn đinh.

Hầu hết, các máy hủy tài liệu tầm thấp và tầm trung không thể hủy được những loại giấy bìa, ghim kẹp cũng như chỉ hủy một lần từ 1-3 tờ giấy. Tùy theo công suất của máy mà bạn phân loại giấy để hủy cũng như bỏ hết ghim kẹp trên giấy trước khi đưa vào máy. Đây là việc rất quan trọng và cần thiết bởi nếu gặp phải vật cứng hay giấy quá dày, máy không những không hủy được mà còn có nguy cơ vỡ bánh răng, gẫy dao cắt. Khi đó sẽ phải thay thế rất tốn kém và mất thời gian.

Đối với những máy hủy tài liệu có nút trả ngược thì nếu không may bị kẹt giấy hay hủy nhầm tài liệu thì bạn hãy nhấn vào nút này và giấy sẽ được đẩy ra. Đương nhiên, những phần giấy đã bị hủy sẽ không thể cứu được.

Các máy hủy tài liệu đều có thời gian hủy liên tục giới hạn, có nghĩa là sau khoảng thời gian đó, người dùng cần phải dừng máy lại để máy nghỉ từ 5-10 phút rồi mới tiếp tục tránh tình trạng máy quá nóng dễ gây cháy chập. Thường thì thời gian hủy liên tục của máy sẽ rơi vào khoảng từ 15-30 phút tùy từng dòng máy.

máy hủy tài liệu

Khi hủy tài liệu tốt nhất nên xắn ống tay áo lên cao, cũng như không nên mặc quần áo quá rộng, lòe xòe cũng như không đeo các đồ trang sức dài để tránh trường hợp chúng có thể chạm vào lưỡi cắt của máy và dễ bị máy cuốn vào rất nguy hiểm. Hãy tháo cavat, khăn quàng, vòng đeo tay, đeo cổ… ra ngoài trước khi thực hiện thao tác hủy tài liệu.

Không đặt máy hủy tài liệu gần những thiết bị sinh nhiều nhiệt như lò sưởi, bếp… cũng như không nên để quạt gió thổi thẳng vào máy gây khó khăn trong quá trình máy hủy hoạt động.

Trong và sau khi sử dụng cần kiểm tra thùng chứa của máy để nếu đầy thì đổ đi và dọn vệ sinh cho thùng chứa. Thường thì nếu thùng chứa đầy các máy hủy sẽ không chạy nữa và có thông báo cho người dùng biết.

Phần lớn, các máy hủy tài liệu hoạt động theo cơ chế đút giấy vào khe hủy thì máy tự chạy, do đó sau khi dùng máy bạn hãy rút nguồn điện ra khỏi máy hoặc tắt chế độ tự động để tránh trường hợp có trẻ em, vật nuôi hay đồ vật gì chạm vào có thể gây nguy hiểm.

Đồng thời, hãy thường xuyên lau chùi, vệ sinh và bảo dưỡng máy hủy để máy luôn chạy tốt và tăng tuổi thọ cho máy.

Leave a Reply